管理規約原本の紛失と再度の原本確定

Q.弊管理組合は、このたび管理規約の原本を紛失してしまっていることが判明しました。区分所有者の多くには、規約原本と同一の内容の写しを渡していました。その内容を改めて規約原本としたいと思うのですが、どのような手続きを取ればいいでしょうか。

A.通常であれば各区分所有者は入居時に管理組合(もしくは分譲会社)から管理規約の写しを手渡されているはずですから,まずは,管理規約の写しを複数の区分所有者から集め,管理規約原本の写しに相違ないという管理規約の内容を確定させましょう。その上で,管理規約の写しの一つを改めて管理規約原本の内容として確認する旨の総会決議を経るようにしましょう。この場合,管理規約の制定改廃に準じ,特別多数決決議(区分所有者及び議決権の各4分の3以上の多数決)を要すると解するべきでしょう。

総会決議後は,規約原本1通を書面として作成しておくため,特別多数決決議で規約原本と確認された内容のものに,総会議長及び区分所有者2名程度が署名捺印して,厳重に保管するようにします。

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